Pflicht zur elektronischen Rechnungsverarbeitung ab 18. April

Die EU-Richtlinie begründet die Verpflichtung der öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung digitaler Rechnungen im Rahmen öffentlicher Auftragsverhältnisse. Ziel ist, durch die Vereinheitlichung den Rechnungsstellungsprozess zu vereinfachen. Während die Umsetzung auf Bundesebene durch Anpassung des E-Government-Gesetzes bereits erfolgte, sind für die Landes- sowie kommunalen Einrichtungen die Umsetzungsregelungen der Bundesländer maßgeblich.

Aktuell fehlt es beispielsweise in Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern noch ganz an einer Regelung, während andere Bundesländer (u.a. Bayern, Schleswig-Holstein, Nordrhein-Westfalen) längst ein eigenes Gesetz erlassen haben. Daraus ergibt sich für die Auftragnehmer die Schwierigkeit, dass die Umsetzung der Landesregelungen sowohl inhaltlich als auch zeitlich voneinander abweichen können. So hat der Landesgesetzgeber in Schleswig-Holstein – wie auch der Bundesgesetzgeber – eine Regelung geschaffen, die den Anwendungsbereich nicht nur auf Vergaben im Unterschwellenbereich ausdehnt, sondern zudem neben der Verpflichtung des öffentlichen Auftraggebers zum Empfang elektronischer Rechnungen auch die Verpflichtung des Auftragnehmers zum elektronischen Versand einführt, wohingegen in anderen Bundesländern schlicht die europarechtlichen Vorgaben übernommen wurden.

Fristen zur Umsetzung

Während Bundeseinrichtungen bereits seit dem 27. November 2019 zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet sind, gilt für Länder und Kommunen – in Abhängigkeit vom jeweiligen Landesrecht – die Pflicht für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen spätestens bis zum 18. April 2020.

Vorgaben und (technische) Anforderungen

Die konkrete Ausgestaltung der Vorgaben und technischen Anforderungen an die elektronische Rechnung erfolgt durch den Bund bzw. die jeweiligen Länder, bloße Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen den europarechtlichen Anforderungen jedenfalls nicht.

Info für die öffentliche Hand: Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei der Annahme, Verarbeitung und Aufbewahrung von Rechnungen in elektronischer Form auch die haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen sind, die spezielle Vorgaben für den Einsatz automatisierter Verfahren enthalten können. Die öffentliche Hand ist daher gut beraten, unabhängig vom Umsetzungsstand im jeweiligen Bundesland spätestens mit Ablauf des 18. April 2020 entsprechenden technische Einrichtungen zum Empfang und zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen bereit zu halten. Bis zum Erlass landesrechtlicher Regelungen erscheint es empfehlenswert, vorsorglich die bundesrechtlichen Regelungen als Orientierungshilfe anzuwenden und entsprechende Empfangs- und Verarbeitungsmöglichkeiten einzurichten.