Winterdienst mit System – bundesweit sicher

Gebäudedienstleistung bedeutet bei Piepenbrock mehr als nur Reinigung und Instandhaltung von Innenräumen – dazu zählen auch Winterdienst sowie die Pflege von Grün- und Grauflächen. „Zwar ist die Reinigung unser Kerngeschäft, doch vor allem überregional tätige Kunden kamen in der Vergangenheit immer wieder mit Anfragen zu Winterdienst und Grünpflege auf uns zu“, berichtet Thomas Brands, Niederlassungsleiter Winterdienst und Freiflächenmanagement in Osnabrück.

Neuer Fachbereich für neue Anforderungen

Einige Piepenbrock-Niederlassungen boten diese Leistungen bereits an, in anderen Regionen wurden sie bei Bedarf durch Nachunternehmer abgedeckt. „Allerdings fehlte damals eine detaillierte und flächendeckende Struktur für diese Dienstleistungen“, so Brands. Das änderte sich im Jahr 2015: Brands, zuvor Großkundenbetreuer bei Piepenbrock und danach drei Jahre Betriebsleiter bei einem Winterdienstleister, kehrte ins Unternehmen zurück und baute den neuen Fachbereich auf.

Großunternehmen und Filialisten schätzen es, wenn alle Leistungen aus einer Hand kommen. „Diese Kunden möchten nicht in jeder Filiale mit unterschiedlichen Dienstleistern arbeiten und am Monatsende Hunderte Rechnungen begleichen.“ Struktur zu schaffen, das bedeutete für Brands vor allem zwei Dinge: die Kundenanfragen zentral zu bündeln und gleichzeitig ein bundesweites Netzwerk an verlässlichen Nachunternehmern aufzubauen, das die eigenen vorhandenen Kapazitäten sinnvoll ergänzt.

Zahlen, Daten und Fakten sammeln

Bei vielen Ausschreibungen stellte Brands fest, dass die Leistungen im Bereich Winterdienst oft unklar definiert waren. „Während bei der Reinigung bis ins Detail, beispielsweise der Reißfestigkeit von Toilettenpapier, alles geregelt ist, steht bei Winterdienst häufig nur ‚1 Stück‘. Da beginnt die eigentliche Arbeit, bei der es erst mal darum geht, den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln.“

Dazu zählen Fragen wie: Welche Flächen sind zu betreuen? Können sie maschinell bearbeitet werden? Gibt es Treppen oder Wege, die von Hand geräumt werden müssen? Welches Streugut ist erlaubt oder gewünscht? Welche Vorgaben macht die kommunale Satzung? Und was braucht der Kunde darüber hinaus, um die Verkehrssicherheit zu gewährleisten? Brands nennt ein Beispiel: „Wenn eine Bankfiliale rund um die Uhr geöffnet ist, reicht die Erfüllung der kommunalen Vorgaben möglicherweise nicht, weil auch nachts durchgehend ein sicherer Zugang gewährleistet sein muss.“

Den tatsächlichen Bedarf erkennen

Solche konkreten Informationen sind essenziell für eine realistische Preisgestaltung. „Wir helfen unseren Kunden dabei, ihren tatsächlichen Bedarf zu erkennen. So können sie gezielt ausschreiben und Angebote besser vergleichen.“ Die Grenze zwischen Dienstleistung und Beratung ist dabei oft fließend. „Gelegentlich übernehmen wir auch reine Consulting-Aufträge, erstellen Leistungsverzeichnisse und Musterausschreibungen, an denen sich der Kunde orientieren kann.“

Die Infrastruktur des Fachbereichs richtet sich an gewerbliche Kunden, öffentliche Auftraggeber und große Wohnungsbaugesellschaften mit überregionalem Bedarf. Von den rund 80 Piepenbrock-Niederlassungen bieten einige den Winterdienst in Eigenleistung an. Ergänzend setzt das Unternehmen auf ein bundesweites Netzwerk von Partnern – etwa GaLaBau-Betriebe, Hausmeisterdienste oder Landwirte –, die die Aufträge umsetzen. „Unser Netzwerk ist so gut ausgebaut, dass wir heute keine weißen Flecken mehr in Deutschland haben“, sagt Brands.

Gemeinsam besser werden

Die Partner werden über den Einkauf von Piepenbrock qualifiziert. Sie müssen unter anderem Versicherungsnachweise, Unbedenklichkeitsbescheinigungen sowie die Einhaltung von Tarif- oder Mindestlöhnen vorweisen. Zu den Qualitätskriterien zählen außerdem Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit. Wer diese Anforderungen erfüllt, wird als Dienstleister gelistet.

Viele der Nachunternehmer kennt Brands persönlich – besonders jene, mit denen regelmäßig gearbeitet wird. „Wir beschäftigen uns hier ganzjährig mit dem Winterdienst, auch im Sommer. Wir führen Audits durch, besuchen unsere Partner und überlegen gemeinsam, wie wir uns weiterentwickeln können. Was lief gut? Was lässt sich noch verbessern? Hat das Unternehmen Potenzial, sich breiter aufzustellen? Welche Maschinen wären dafür notwendig? Das sind typische Gesprächsthemen bei unseren Terminen.“

Fachkräftemangel setzt Dienstleister unter Druck

Gleichzeitig wird es immer schwieriger, geeignete Dienstleister für den Winterdienst zu finden. „Ich kenne einige GaLaBauer, die den Winterdienst aufgegeben haben, weil ihnen das Personal fehlt“, berichtet Brands. „Neulich erzählte mir einer, dass er froh sei, zwei Gärtner gefunden zu haben – aber wenn er ihnen sagt, dass sie im Winter um drei Uhr morgens rausmüssen, sind sie sofort wieder weg.“

Trotz milderer Winter bleibt der Bedarf an Winterdienstleistungen bestehen. „Die kalte Jahreszeit dauert zwar selten noch fünf Monate, aber wenn es schneit, dann meist heftig. Auch die Glätteperioden nehmen nicht ab – die Einsätze verschieben sich zeitlich sowie vom Räumen und Streuen hin zum reinen Streuen.“

Digitalisierung dort, wo sie nützt

Die Rahmenbedingungen eines Winterdienstvertrags werden individuell mit dem Kunden abgestimmt. „Manche fordern den Einsatz bestimmter Telematiksysteme, anderen reicht eine papiergebundene Dokumentation“, erklärt Brands. Zwar habe sich in der digitalen Erfassung viel getan, doch nicht alles technisch Mögliche sei auch sinnvoll. „Am Ende zählt der Nutzen für den Kunden. Wenn wir ein Gelände mit 5.000 Quadratmetern und 500 Beschäftigten betreuen, brauchen wir nicht zwingend GPS und Telematik. Wenn etwas nicht passt, meldet sich ohnehin jemand schneller telefonisch, als die Daten ausgewertet sind.“

Mindestens eine papiergebundene Dokumentation ist bei Piepenbrock Pflicht. Wünscht der Kunde digitale Erfassung, wird diese entsprechend eingesetzt. Handtrupps können ihre Leistungen über App-Lösungen dokumentieren. „Es gibt beispielsweise Software aus dem Bereich Sicherheitsdienstleistungen, die sich auch für den Winterdienst eignet. Dort lassen sich Kontrollpunkte und Vorher-Nachher-Fotos einstellen und die Leistungen lückenlos belegen.“

Klare Struktur sichert reibungslose Einsätze

Brands hat aus zehn Jahren Erfahrung in der Winterdienstleitung vor allem eines gelernt: Je klarer ein Auftrag im Vorfeld strukturiert ist, desto reibungsloser läuft er im Einsatz. Dazu gehört auch, die Zugänglichkeit der Flächen im Vorfeld zu klären. „In meiner Anfangszeit rief mich ein Dienstleister an: Er war pünktlich vor Ort, doch sein Traktor passte nicht durchs Einfahrtstor.“ Seitdem erhält jeder Kunde eine Checkliste, die im Vorfeld durchgesprochen wird: Wie kommt der Dienstleister aufs Gelände? Gibt es einen Schlüssel? Ist ein Pförtner erreichbar – auch nachts? Müssen auf bestimmten Flächen spezielle Streumittel verwendet werden, etwa auf einem Parkdeck? „Je komplexer der Auftrag, desto länger die Liste, die wir mit Kunde und Nachunternehmer abstimmen.“

Kunden, die Piepenbrock als überregionalen Gebäudedienstleister beauftragen, legen Wert auf einen zentralen Ansprechpartner und Leistungen aus einer Hand. Deshalb gibt es im Fachbereich während der Winterdienstmonate eine eigene Winterdienst-Zentrale. Sie ist im Dreischichtbetrieb rund um die Uhr besetzt. „Wenn es Probleme gibt, ruft der Kunde nicht beim Nachunternehmer an – sondern direkt bei uns. Und er weiß: Wir kümmern uns sofort.“ Zudem muss sich der Kunde nur eine zentrale Rufnummer merken und erhält am Monatsende auch nur eine Rechnung zur Prüfung – das erspart ihm eigene administrative und organisatorische Aufwendungen.

Nachhaltigkeit im Gebäudeservice

Piepenbrock legt großen Wert auf Nachhaltigkeit. Seit 1990 erstellt das Unternehmen einen Nachhaltigkeitsbericht. Sowohl die Zentrale als auch viele Niederlassungen wurden energetisch saniert. Auf den Dächern des Service-Centers in Osnabrück ging 2021 eine Photovoltaikanlage in Betrieb, ebenso bei mehreren Tochterunternehmen. Reinigungsarbeiten in Gebäuden erfolgen mit umweltschonenden Verfahren und mit eigenen, biologisch abbaubaren Reinigungsmitteln. Ein besonderes Projekt ist der firmeneigene Forst in Brandenburg: Dort pflanzt Piepenbrock seit 2010 gemeinsam mit Kunden Bäume – als Ausgleich für neu generierte Umsätze. Die Waldfläche umfasst inzwischen 3.270 ha.

So umweltschonend wie möglich

Im Winterdienst sind die Möglichkeiten, nachhaltig zu handeln, allerdings begrenzt – das räumt auch Thomas Brands ein. „Wenn Sie Schnee und Eis wirklich beseitigen und nicht nur mit Splitt oder Sand abdecken wollen, kommen Sie am Einsatz eines Auftaumittels nicht vorbei. Und das ist nun mal ein Chlorid“, erklärt er. Deshalb setzt Piepenbrock auf einen sogenannten differenzierten Winterdienst und nur so viel Streumittel wie nötig und so wenig wie möglich ein – gezielt und verantwortungsbewusst.