Zurück zu den Wurzeln – rein in die Digitalisierung

Seit John-Paul Müller vor sechs Jahren zur Quathamer GmbH zurückkehrte, hat sich in Sachen Digitalisierung viel getan. Sowohl im GaLaBau als auch in der Grünpflege und im Winterdienst führten die automatisierten Prozesse zu einer erheblichen Optimierung der Arbeitsabläufe. Müller ist technischer Winterdienstleiter und seit Sommer dieses Jahres Mitglied der Geschäftsleitung.

Automatisierte Benachrichtigungskette

Wenn sich die Wetterberichte widersprechen, ob es nachts glatt wird oder nicht, muss bei Quathamer der Einsatzleiter entscheiden. Dieser macht eine Kontrollfahrt und beschließt, ob gestreut werden muss. Ist das der Fall, startet eine automatisierte Benachrichtigungskette. „Die Mitarbeiter, die Bereitschaft haben, werden per SMS aufs Handy und Rufcall informiert“, erklärt Müller. Jeder Angerufene bestätigt die Ansage – so sieht der Einsatzleiter sofort, ob jemand nicht reagiert. Dann muss dort entweder noch einmal angerufen werden oder ein Kollege einspringen.

Jeden Winter betreut die Quathamer GmbH über 580 private, gewerbliche und öffentliche Kunden. 980 Objekte, 320 Bushaltestellen und insgesamt 1,8 Mio. m2 Fläche müssen schnee- und eisfrei gehalten werden. Dafür gibt es 53 Touren:

• 23 Touren mit Handgeräten
• 18 Touren mit Kleinfahrzeugen
• 12 Touren mit Großfahrzeugen.

Enthalten sind 13 sogenannte VIP-Touren: „Wir haben Objekte mit erhöhter Priorität“, sagt Müller. „Dazu gehören Krankenhäuser, Industrieanlagen mit kritischen Bereichen, Polizeistationen sowie Brücken oder Parkdecks, die schneller vereisen können.“

Digitale Helfer von Tablet bis Schlüsselschrank

Wenn feststeht, dass gestreut wird, läuft der Start der Einsätze volldigitalisiert ab. Jeder Mitarbeiter mit einer eigenen Tour holt sich das passende Tablet aus dem eigens dafür angeschafften Schrank. Dort werden die Geräte geladen und aufbewahrt. Der Schrank wurde eingeplant, als das Verwaltungsgebäude im vergangenen Jahr neu gebaut wurde. Vor dieser Investition hatte jeder sein Gerät bei sich. „Einer hatte es vergessen, ein anderer nicht aufgeladen. Da war der Prozess durchdigitalisiert, aber es funktionierte dennoch nicht reibungslos. Das ist nachvollziehbar, wenn es mitten in der Nacht zum Einsatz rausgeht. Jetzt ist jedes Gerät einsatzbereit“, erklärt Müller.

Softwareunterstützung durch GalaWork und GeoCapture

Die Touren sind in der Software GalaWork hinterlegt, die Routen werden mit GeoCapture geplant. Im Pflegebereich wird GeoCapture schon länger genutzt, seit 2022/23 auch im Winterdienst. Sobald sich der Mitarbeiter im Tablet eingeloggt hat, wird ein Signal an den elektronischen Schlüsselschrank gesendet. Dort leuchten alle benötigten Schlüssel blau auf – so spart man Zeit und vermeidet Fehler. „Wir wollen bei Einsätzen so wenig Zeit wie möglich mit Suchen vergeuden. Das Zeitfenster für den Winterdienst ist eng, etwa von 2 Uhr bis 7 Uhr. Da muss alles klappen“, betont Müller.

Falls nötig, werden die Fahrzeuge anschließend noch mit Streusalz auf dem Platz beladen. Die großen Fahrzeuge fahren zur Salzhalle, wo ein Mitarbeiter auf dem Radlader diese Arbeit übernimmt. Die kleineren fahren direkt an zwei Silos und werden dort von einem Kollegen befüllt. Je nach Winter werden bis zu 350 t Streumaterial ausgebracht.

Sole findet Müller zwar grundsätzlich gut, für gewerbliche Winterdienstbetriebe jedoch kaum wirtschaftlich. „Sie benötigen eine Soleanlage, die entsprechende Fahrzeugtechnik, müssen dann noch den Platz für die Anlage haben und sich um die Wartung kümmern – das rechnet sich für ein Wirtschaftsunternehmen nicht.“

Reibungsloser Ablauf bis zur letzten Schneeflocke

Die Navigation übernimmt GeoCapture: Fahrer werden zum Objekt geführt, loggen den Einsatzbeginn ein, erledigen die Winterdienstarbeiten und fahren weiter. Im Betrieb verfolgt der Einsatzleiter die Touren live. Das Einsatzleiterbüro wurde beim Neubau des Verwaltungsgebäudes ebenfalls mit geplant. Auf vier Monitoren sehen die Einsatzleiter, wo sich die Fahrzeuge befinden. Ruft ein Kunde an, kann der Einsatzleiter nahezu in Echtzeit Auskunft geben, wie lange es noch dauert, bis seine Anlage angefahren wird. Weitere Monitore zeigen Salzbestände, Tourenstatus und eventuelle Probleme an.

Gibt es technische Schwierigkeiten, steht die eigene Werkstatt bereit. Während der Wintersaison hat dort ein Mitarbeiter auch nachts Bereitschaft, um sofort zur Stelle zu sein, wenn Lkw oder Geräteträger nicht mehr anspringen oder anderweitig mucken. „Wir versuchen, das vor Ort sofort zu reparieren. Wenn das nicht geht, schicken wir ein Ersatzfahrzeug.“

Transparenz für Kunden – und Fairness für Mitarbeitende

Abgerechnet wird entweder pauschal oder nach Einsätzen plus Vorhaltepauschale. Bei Privatkunden bevorzugt Quathamer Pauschalverträge – das ist transparent und planbar für beide Seiten. Digital erfasst werden die Einsätze natürlich dennoch, schließlich dient das als Nachweis, dass die Mitarbeiter von Quathamer den Winterdienst wie vereinbart geleistet haben. Abrechnungen nach tatsächlicher Arbeitszeit gibt es nur noch selten. „Bei diesen Verträgen diskutieren Auftragnehmer und Auftraggeber am häufigsten, trotz aller Nachweise.“

Mit dem Winterdienst ist es ein bisschen wie bei sportlichen Wettkämpfen: Man sorgt das ganze Jahr über dafür, für die entscheidenden Tage bestens vorbereitet zu sein. „Wir müssen immer für das absolute Schnee-Chaos gerüstet sein, auch wenn am Ende nichts kommt. Das funktioniert nur im partnerschaftlichen Umgang mit dem Kunden. Uns ist eine langfristige Geschäftsbeziehung wichtig“, erklärt Müller. „Wir legen Wert auf faire Vertragsbedingungen und eine durchdachte Einsatzplanung, damit alles so reibungslos wie möglich läuft. Sollte es dennoch einmal zu Problemen kommen – etwa wenn ein Fahrzeug ausfällt und sich deshalb jemand verspätet – informieren wir den Kunden proaktiv.“

Die geplante Einführung eines E-Mail-Services ab der kommenden Saison wird die Kommunikation weiter verbessern: „Wir informieren unsere Kunden künftig bereits tagsüber, wenn ein nächtlicher Einsatz wahrscheinlich ist.“

Gute Vorbereitung ist alles

Zur Saisonvorbereitung gibt es jährlich eine Betriebsversammlung mit Einweisung. Themen sind Touren, Kunden, Planung und Fahrzeugpflege. „Damit frischen wir das Wissen wieder auf und nehmen neue Mitarbeitende gleich mit“, sagt John-Paul Müller. Jedes Jahr gibt es zudem einen Unterweisungs- und Gesundheitstag, an dem die Beschäftigten auch an den Maschinen geschult werden.

Die Digitalisierung hat den Winterdienst enorm vereinfacht. Früher wurden Einsatzzeiten handschriftlich notiert – das war aufwendig und fehleranfällig. Heute läuft alles digital. Die Einführung der Tablets vor einigen Jahren stieß nicht nur auf Begeisterung. Mittlerweile ist es selbstverständlich, statt Papier das Tablet zu benutzen.

Mit gutem Gefühl in die neue Saison

Bei Quathamer arbeitet jeder aus Bau und Pflege auch im Winterdienst mit. Teamgeist wird im Unternehmen großgeschrieben. „Wir agieren als Team. Wenn jemand Hilfe braucht, dann sind wir da“, beschreibt Müller die Firmenphilosophie. Wichtig ist ihm vor allem: „Ein Einsatz darf niemals schlecht in Erinnerung bleiben – weder beim Mitarbeiter noch beim Kunden, denn jeder Einsatz kann der letzte der Saison sein.“ Deshalb setzt Quathamer auf partnerschaftliche Kundenbeziehungen, vorausschauende Planung, reibungslose Abläufe und sorgt bei jedem Einsatz für gute Verpflegung und ausreichend Kaffee.

Am Ende der Saison wird traditionell auf der Winterdienst-After-Show-Party gemeinsam gefeiert. So geht das Team mit einem guten Gefühl in jede neue Saison – egal, was das Wetter bringt.

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